Fallmanagement

Der Fall als Anker

In LEGALinhouse ist der Fall die zentrale Einheit. Eine Kündigung, ein Vertragsstreit, eine Forderung, eine Behördenanfrage — jedes davon ist ein eigener Fall mit eindeutiger Fallnummer, Aktenzeichen, Sachstand und Beteiligten. Alles andere — Verträge, Fristen, Korrespondenz, Dokumente, Zeiterfassung, Forderungen — hängt entweder direkt am Fall oder ist über einen Fall verknüpft.

Der praktische Effekt: Eine einzige Suche im Fall liefert die gesamte Akte. Kein Wechsel zwischen E-Mail-Programm, Vertragsablage, Kalender und Dokumentenordner. Wer den Fall öffnet, sieht alles, was juristisch und prozessual zu ihm gehört.

Sachverhalt — die Zeitleiste der Akte

Wer eine Akte übernimmt, will zuerst wissen: Was ist wann geschehen — und wer sagt das? Genau das zeigt der Reiter Sachverhalt. Er ist nicht die Liste der Akteneinträge, sondern die Geschichte, von der die Schreiben handeln: „Antrag gestellt am 19.08.", „Bescheid vom 15.09." — jeweils mit der Angabe, wer es so darstellt, ob Behörde, Gegenseite oder Ihr Unternehmen.

• Die KI liest die Akte. Ein Klick auf „Sachverhalt aus der Akte erfassen", und die KI liest die Dokumente und versendeten Schreiben der Akte. Jedes Ereignis trägt sie mit Datum, wörtlichem Zitat und Fundstelle ein. Ein Datum gelangt nur in die Zeitleiste, wenn es im Zitat steht und wirklich das Datum dieses Ereignisses ist.
• Sie müssen nichts tun. Die KI nutzt die Zeitleiste bei jeder KI-Aufgabe. Was Ihr Unternehmen geprüft hat, gilt als gesichert; alles andere erhält sie gekennzeichnet als „aus den Dokumenten, nicht geprüft" — und zwar das, was zu Ihrer Aufgabe passt.
• Prüfen, wo es zählt. Die Liste „Wichtige Ereignisse prüfen" zeigt nur die wenigen Daten, an denen Fristen hängen: Anträge, Bescheide, Widersprüche, Klagen, Zustellungen. Ein ✓ heißt „stimmt", ein ⊘ heißt „stimmt nicht" — ein verworfenes Ereignis kommt nicht wieder. Die vollständige Liste mit Suche und Filtern ist einen Klick entfernt.
• Ein Ereignis, mehrere Berichte. Berichten mehrere Schreiben dasselbe Ereignis, führt die Zeitleiste es einmal — mit allen Berichten dazu. Was als „KI aus" markiert ist, bleibt auch hier außen vor.

Anliegen — mehrere Sachstränge in einer Akte

Eine Akte trägt selten nur eine Sache. Aus einer Kündigung wird zusätzlich ein Zeugniszwist, neben der Hauptforderung läuft eine Nebenforderung, zum Vertragsstreit kommt eine Auskunftssache. Wer dafür jedes Mal eine neue Akte anlegt, zerreißt einen Vorgang, der zusammengehört — wer es nicht tut, verliert den Überblick über die Stände.

Mit Anliegen führen Sie mehrere Sachstränge innerhalb einer Akte: jeder mit eigenem Stand, eigenen Fristen und eigener Zuordnung. Anliegen erscheinen in der Fristenliste und in der Aktenübersicht; Schriftsätze, Dokumente und Post lassen sich einem Anliegen zuordnen.

Zwei Akten zusammenführen

Stellt sich heraus, dass zwei Akten dieselbe Sache betreffen, führen Sie sie zusammen — und die alte Nummer bleibt bestehen. Wer sie in einem älteren Schreiben, einer E-Mail oder einem Behördenvorgang findet, landet weiterhin am richtigen Ort, statt ins Leere zu laufen.

Verknüpfte Akten

Manche Sachen gehören zusammen, ohne eine Akte zu sein: das Folgeverfahren, die abgetrennte Teilsache, das Musterverfahren mit seinen Parallelakten. Zwei Akten verweisen dann aufeinander — abgetrennt aus, bündelt, setzt fort oder Sachzusammenhang; die Gegenrichtung erscheint in der anderen Akte von selbst. Ein Verweis, keine Zusammenführung: Dokumente, Fristen, Pseudonymisierung und Berechtigungen bleiben in jeder Akte getrennt. Eine Akte, die Sie nicht sehen dürfen, erscheint nur als „keine Berechtigung“, und die KI erfährt lediglich, dass verknüpfte Akten bestehen.

Post und Papierakte je Akte

Der physische Bestand wird je Akte geführt: was eingegangen ist, was hinausgegangen ist und wo die Papierakte liegt. Auch eingescannte Eingangspost ohne zugehörigen Schriftsatz ist damit Teil des Vorgangs.

Lebenszyklus eines Falls

Jeder Fall durchläuft einen strukturierten Statusverlauf, der im System dokumentiert und vollständig im Audit-Trail nachvollziehbar ist. Die Phasen orientieren sich an einer typischen juristischen Bearbeitungslogik und sind für alle Fallarten strukturell vergleichbar.

An jedem Übergang lässt sich der Status im Audit-Log nachvollziehen: wer den Fall in welche Phase überführt hat und warum. Phasen können zurückgesetzt werden, falls sich etwas Wesentliches ändert — auch das wird protokolliert.

Was zu jedem Fall gehört

Ein Fall in LEGALinhouse ist nicht nur ein Ordner mit Dateien. Er ist ein strukturiertes Objekt mit klar benannten Bereichen:

• Stammdaten: Fallnummer, Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Status, zuständiger Mitarbeiter, Eingangsdatum.
• Beteiligte: die eigene Seite, Gegenseiten, externe Anwälte, Gerichte, Behörden — strukturiert mit Rolle, Adresse und Verknüpfung in den zentralen Kontakten.
• Sachverhalt: Im Fall-Datensatz dokumentiert, vollständig versioniert auf Fallebene, mit KI-Unterstützung beim Aufnehmen — dazu die Zeitleiste der Ereignisse.
• Zeitachse: Alle Ereignisse, Korrespondenz, Entscheidungen und Aktionen chronologisch.
• Verträge, Fristen, Dokumente, Korrespondenz, Forderungen: Jeweils direkt am Fall hängend, mit Cross-Links zu den anderen Modulen.
• Zeiterfassung & Kosten: Pro Fall, mit Tarif-Logik und Berichten.
• Audit-Trail: Jede Änderung mit Zeitstempel, Mitarbeiter und Vorzustand.

Beweissicherung (Legal Hold)

Manche Fälle dürfen nicht gelöscht werden — weil ein Rechtsstreit läuft, eine Aufsichtsbehörde prüft oder eine Aufbewahrungspflicht greift. Die Beweissicherung schützt Fälle, Verträge und Dokumente vor versehentlichem Löschen: ein deutlich sichtbarer Status mit Grund und optionalem Ablaufdatum.

• Löschversuch wird abgewiesen. Ist ein Objekt unter Beweissicherung, verweigert das System das Löschen mit ausdrücklichem Hinweis auf die aktive Sicherung.
• Auch übergreifend geschützt. Der Schutz greift ebenso, wenn man den übergeordneten Fall löschen will, an dem geschützte Verträge oder Dokumente hängen — die Sicherung lässt sich nicht durch die Hintertür umgehen.
• Klare Verantwortung. Setzen darf jeder berechtigte Nutzer; aufheben nur Admin oder Manager. So bleibt der Löschschutz eine bewusste, dokumentierte Entscheidung — die Grundlage für revisionssichere Aufbewahrung im Streit- oder Prüfungsfall.

Behörden- & Gerichtssuche

Wer einen Fall führt, schreibt früher oder später an ein Gericht oder eine Behörde. LEGALinhouse liefert eine integrierte, gepflegte Datenbank deutscher Gerichte und Behörden mit Name, Anschrift und Zuständigkeit.

Bei der Anlage eines Beteiligten oder beim Schreiben eines Briefs reicht der Anfang des Namens — die Adresse wird per Ein-Klick übernommen, im Beteiligtensatz gespeichert und steht in jedem späteren Schreiben sofort zur Verfügung. Adressänderungen pflegen wir zentral, sodass aktuelle Anschriften ohne manuellen Aufwand verfügbar bleiben.

Verknüpfung mit anderen Modulen

Die Stärke des Fallmanagements liegt nicht im Fall allein, sondern in den Verbindungen. In der Fall-Ansicht sehen Sie:

• Alle Verträge, die zu diesem Fall gehören oder ihn auslösten.
• Alle aktiven und erledigten Fristen aus diesem Fall.
• Die gesamte Korrespondenz chronologisch — ein- und ausgehend.
• Sämtliche Dokumente, indiziert und durchsuchbar.
• Offene Forderungen mit Status und Mahnstufe.
• Den fallbezogenen KI-Chat mit Zugriff auf alles davon im Kontext.

Umgekehrt: Wer in der Fristenliste auf eine Frist klickt, landet im Fall. Wer im Vertrag eine Kündigung auslöst, sieht den neu erzeugten Fall. Es gibt keine Sackgassen.