Der Fall als Anker
In LEGALinhouse ist der Fall die zentrale Einheit. Eine Kündigung, ein Vertragsstreit, eine Forderung, eine Behördenanfrage — jedes davon ist ein eigener Fall mit eindeutiger Fallnummer, Aktenzeichen, Sachstand und Beteiligten. Alles andere — Verträge, Fristen, Korrespondenz, Dokumente, Zeiterfassung, Forderungen — hängt entweder direkt am Fall oder ist über einen Fall verknüpft.
Der praktische Effekt: Eine einzige Suche im Fall liefert die gesamte Akte. Kein Wechsel zwischen E-Mail-Programm, Vertragsablage, Kalender und Dokumentenordner. Wer den Fall öffnet, sieht alles, was juristisch und prozessual zu ihm gehört.
Lebenszyklus eines Falls
Jeder Fall durchläuft einen strukturierten Statusverlauf, der im System dokumentiert und vollständig im Audit-Trail nachvollziehbar ist. Die Phasen orientieren sich an einer typischen juristischen Bearbeitungslogik und sind für alle Fallarten strukturell vergleichbar.
An jedem Übergang lässt sich der Status im Audit-Log nachvollziehen: wer den Fall in welche Phase überführt hat und warum. Phasen können zurückgesetzt werden, falls sich etwas Wesentliches ändert — auch das wird protokolliert.
Was zu jedem Fall gehört
Ein Fall in LEGALinhouse ist nicht nur ein Ordner mit Dateien. Er ist ein strukturiertes Objekt mit klar benannten Bereichen:
- Stammdaten: Fallnummer, Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Status, zuständiger Mitarbeiter, Eingangsdatum.
- Beteiligte: Mandanten, Gegenseiten, Anwälte, Gerichte, Behörden — strukturiert mit Rolle, Adresse und Verknüpfung in den zentralen Kontakten.
- Sachverhalt: Im Fall-Datensatz dokumentiert, vollständig versioniert auf Fallebene, mit KI-Unterstützung beim Aufnehmen.
- Zeitachse: Alle Ereignisse, Korrespondenz, Entscheidungen und Aktionen chronologisch.
- Verträge, Fristen, Dokumente, Korrespondenz, Forderungen: Jeweils direkt am Fall hängend, mit Cross-Links zu den anderen Modulen.
- Zeiterfassung & Kosten: Pro Fall, mit Tarif-Logik und Berichten.
- Audit-Trail: Jede Änderung mit Zeitstempel, Mitarbeiter und Vorzustand.
Behörden- & Gerichtssuche
Wer einen Fall führt, schreibt früher oder später an ein Gericht oder eine Behörde. LEGALinhouse liefert eine integrierte, gepflegte Datenbank deutscher Gerichte und Behörden mit Name, Anschrift und Zuständigkeit.
Bei der Anlage eines Beteiligten oder beim Schreiben eines Briefs reicht der Anfang des Namens — die Adresse wird per Ein-Klick übernommen, im Beteiligtensatz gespeichert und steht in jedem späteren Schreiben sofort zur Verfügung. Adressänderungen pflegen wir zentral, sodass aktuelle Anschriften ohne manuellen Aufwand verfügbar bleiben.
Verknüpfung mit anderen Modulen
Die Stärke des Fallmanagements liegt nicht im Fall allein, sondern in den Verbindungen. In der Fall-Ansicht sehen Sie:
- Alle Verträge, die zu diesem Fall gehören oder ihn auslösten.
- Alle aktiven und erledigten Fristen aus diesem Fall.
- Die gesamte Korrespondenz chronologisch — ein- und ausgehend.
- Sämtliche Dokumente, indiziert und durchsuchbar.
- Offene Forderungen mit Status und Mahnstufe.
- Den fallbezogenen KI-Chat mit Zugriff auf alles davon im Kontext.
Umgekehrt: Wer in der Fristenliste auf eine Frist klickt, landet im Fall. Wer im Vertrag eine Kündigung auslöst, sieht den neu erzeugten Fall. Es gibt keine Sackgassen.