Das zentrale Vertragsregister

Verträge in Papier-Ordnern, Schubladen und verstreuten Mailpostfächern sind teuer: Sie kosten Stunden im Krisenfall und Fristen, die niemand mehr findet. LEGALinhouse löst das mit einem zentralen, suchbaren Register, in dem jeder Vertrag mit strukturierten Metadaten geführt wird — nicht nur als PDF-Anhang.

Pro Vertrag werden geführt: Vertragspartner, Vertragsart, Beginn und Ende, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungslogik, Vertragssumme, Zahlungsmodalitäten, zuständige Personen, Status und ein freier Notizenbereich. Über die zentrale Suche finden Sie jeden Vertrag in Sekunden — nach Partner, nach Ende-Datum, nach Vertragsart, nach Schlagwort im Volltext.

KI-gestützter PDF-Import

Ein neuer Vertrag kommt als PDF — und üblicherweise tippt ihn jemand händisch in das System ab. Bei LEGALinhouse liest die KI den Vertrag und schlägt die Metadaten vor:

PDF hochladen → OCR (falls Scan) → KI-Extraktion: Vertragspartner · Laufzeit · Kündigungsfrist · Verlängerung · Vertragssumme → Mensch prüft Vorschlag und korrigiert → Vertrag steht im Register

Das spart Zeit, ersetzt aber nicht die juristische Prüfung. Die KI liefert einen Entwurf der Stammdaten — die endgültige Erfassung bestätigt ein Mitarbeiter. Vor der KI-Verarbeitung läuft die 3-Phasen-Anonymisierung: Vertragspartner-Namen werden pseudonymisiert, bevor sie das Sprachmodell sehen.

KI-frei? Geht auch.

Für hochsensible Verträge (M&A-Unterlagen, Personalverträge, Whistleblower-Vereinbarungen) lässt sich der KI-Import abschalten. Der Vertrag wird dann nur ablegt und durchsuchbar gemacht; die Metadaten erfassen Sie manuell.

Kündigungsverfolgung & Vorwarnung

Der größte versteckte Schaden in der Vertragsverwaltung sind verpasste Kündigungstermine — der Vertrag verlängert sich automatisch um zwölf Monate, weil niemand rechtzeitig kündigte. LEGALinhouse rechnet jeden Vertrag automatisch durch:

  • Kündigungstermin wird aus Vertragsende, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel automatisch errechnet.
  • Vorfrist je Vertrag konfigurierbar (z. B. 90 Tage vor Kündigungstermin).
  • Tägliche Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter, sobald eine Vorfrist greift.
  • Eskalation, falls eine Vorfrist überschritten wurde, ohne dass eine Entscheidung im System dokumentiert wurde.

Wer einen Vertrag kündigen will, klickt im Vertrag auf "Kündigen" — LEGALinhouse erzeugt einen DIN 5008-Brief, schlägt den Briefkopf vor und legt eine entsprechende Frist auf den Postversand.

Vertragstypen & Strukturierung

Verträge sind nicht alle gleich. Ein Mietvertrag wird anders ausgewertet als ein AVV, ein Liefervertrag anders als ein Arbeitsvertrag. LEGALinhouse unterstützt benutzerdefinierte Vertragstypen mit eigenen Feldern und Suchlogik. Typische Standard-Typen, die out-of-the-box mitkommen: Mietverträge, Lieferverträge, Mitarbeiterverträge, Beratungsverträge, AVV (Auftragsverarbeitungsverträge), NDAs, Lizenzverträge.

Jeder Typ kann pflichtige Felder definieren — z. B. bei AVV: TOMs-Anhang vorhanden, Sub-Auftragsverarbeiter geprüft, Datenkategorien hinterlegt. So wird die Vertragsverwaltung gleichzeitig zum Compliance-Werkzeug.

Verknüpfung mit Fällen und Fristen

Ein Vertrag steht nicht für sich. Aus einem Vertragsstreit entsteht ein Fall, und der Fall referenziert den Vertrag. Eine Kündigungsfrist erscheint im zentralen Fristenkalender neben Gerichtsterminen. Eine Mahnung wegen ausstehender Vertragszahlungen landet im Forderungsmanagement mit Verweis auf den Vertrag.

In der Praxis bedeutet das: Wer eine Mahnung schreibt, sieht den dahinterliegenden Vertrag. Wer einen Vertragsstreit verfolgt, sieht alle Korrespondenz, alle Fristen und alle Zahlungseingänge — ohne Modulwechsel.