Korrespondenz

DIN 5008-konforme Briefgenerierung

Geschäftsbriefe in Deutschland folgen DIN 5008 — Anschriftsfeld, Bezugszeichen, Datum, Betreff, Anrede, Text, Grußformel, Anlagenvermerk, alles an seinem Platz. LEGALinhouse erzeugt Briefe DIN 5008-konform out-of-the-box. Sie geben Inhalt und Adressaten an, LEGALinhouse legt das Schreiben in der richtigen Form an — PDF-Generierung im Hintergrund, druckfertig.

Die Empfängeradresse kommt aus den Falle-Beteiligten oder direkt aus der Behörden- und Gerichtsdatenbank — kein Abtippen, keine Tippfehler im Aktenzeichen.

KI-Entwürfe im Fall-Kontext

Ein leerer Brief ist Reibungswiderstand. LEGALinhouse generiert auf Knopfdruck einen ersten Entwurf — und zwar im Kontext des Falls, in dem Sie gerade arbeiten. Die KI kennt Beteiligte, Sachverhalt, Vertragsbezug und einschlägige Rechtsprechung und schreibt einen Entwurf, den Sie bearbeiten statt von Null beginnen.

Vor der KI-Verarbeitung läuft die 3-Phasen-Pseudonymisierung: Mandanten- und Gegenseitennamen werden pseudonymisiert, bevor sie das Sprachmodell sehen.

Persönlichkeits-Ansprache

Ein Schreiben wirkt am besten, wenn es zum Empfänger passt. LEGALinhouse leitet aus eingehender Korrespondenz die wahrscheinlichen Kommunikationspräferenzen des Gegenübers ab und richtet die Ansprache ausgehender Schreiben daran aus — den Ton, nicht den Inhalt.

• Vorschlag aus eingehender Post. Aus einem eingehenden Schreiben schätzt der KI-Assistent die wahrscheinlichen Kommunikationspräferenzen ein — eine gewichtete Mischung aus vier sachlichen Stilen (analytisch, direkt, beziehungsorientiert, initiativ). Der Vorschlag ist unverbindlich und wird erst nach Ihrer Bestätigung im Kontakt gespeichert.
• Nur die Ansprache, nie die Substanz. Beim Verfassen richten sich Ton, Aufbau und Länge auf den Empfänger aus — Fakten, Fristen, Zitate und die rechtliche Position bleiben unangetastet.
• Datenschutz eingebaut. Ausgewertet wird nur der Schreibstil — keine besonderen Datenkategorien, keine Diagnose der Person. Die personenbezogene Profilbildung ist datenschutzkonform gestaltet, pro Mandant erst nach vorliegender Datenschutz-Folgenabschätzung aktiv (standardmäßig aus), und Betroffene können widersprechen. Für Schreiben an die Gegenseite gilt eine zusätzliche Schranke.
• Eigene Mitarbeiter nur mit Freigabe. Für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden keine Kommunikationsprofile abgeleitet, und Personalschreiben entstehen ohne Persönlichkeits-Ansprache — bis Ihr Administrator das ausdrücklich freigibt.

Dieselbe Funktion arbeitet in RECEPTIONinhouse für Antwort-Entwürfe. In PUBLISH-, VOICE- und ACADEMYinhouse existiert die Idee als reine Zielgruppen-Ansprache — eine Ton-Einstellung ohne Personenanalyse und ohne Freischaltung.

Live-Diktat (Voice-to-Text)

Wer viel schreibt, diktiert. LEGALinhouse hat ein integriertes Live-Diktat mit Streaming-Transkription — Sie sprechen, der Text erscheint im Brief-Editor in Echtzeit. Anders als bei vielen Webanwendungen funktioniert das Diktat auch in Safari, nicht nur Chrome/Edge, was für Mac- und iOS-Nutzer erheblich ist.

Das Diktat versteht juristische Fachsprache (Aktenzeichen, Paragraphen, Gerichtsnamen).

Deutsche Post INTERNETMARKE & Portokasse

Briefe müssen am Ende raus. LEGALinhouse frankiert sie direkt bei der Freigabe: Sie wählen die Versandart, die Plattform kauft die passende Deutsche-Post-Internetmarke und bringt sie auf den Brief — bei Standardbriefen ins Adressfeld, sodass sie mit der Anschrift durch das Umschlagfenster zeigt, bei Einschreiben und Rückschein auf ein Deckblatt mit scannbarem Barcode.

• Ihre eigene Portokasse bei der Deutschen Post — abgerechnet wird direkt dort, ohne Zwischenhändler und ohne Aufschlag. Die Zugangsdaten hinterlegt Ihr Unternehmen einmalig und verschlüsselt; die Plattform führt kein eigenes Porto-Guthaben.
• Automatischer Postausgang — jede Frankierung legt einen Postausgang „Versandbereit" mit Sendungsnummer an, verknüpft mit dem Fall. Auf „Versendet" setzen Sie ihn selbst.
• Die Marke bleibt am Brief — sie wird dauerhaft gespeichert und erscheint bei jedem erneuten Ausdruck oder Download.

Alle Versandarten, die Einrichtung der Portokasse und der Sonderfall der Großempfänger-Postleitzahl stehen auf der eigenen Seite Briefe frankieren.

Der KI-Entwurf wurde verlässlicher

• „Weiter generieren". Lange Analysen brechen nicht mehr mitten im Satz ab; die Erzeugung lässt sich fortsetzen, bis der Gedanke fertig ist.
• Mit Prüfnotiz überarbeiten lassen. Ein nicht übernommenes Ergebnis geht mit Ihrer Korrekturnotiz zurück an die KI: Aus ursprünglicher Frage, bisherigem Ergebnis und Ihren Hinweisen entsteht eine korrigierte Neufassung. Die alte Fassung bleibt als „überarbeitet" nachvollziehbar — der Korrekturweg ist damit belegt, nicht überschrieben.
• Zweites Dokument. KI-Anfragen und Schreiben-Entwürfe können sich auf zwei Dokumente stützen statt auf eines — der Regelfall bei Anspruchsschreiben plus Vertrag.
• Fehlende Angaben werden wörtlich im Fallbestand gesucht. Ein Entwurf schrieb bisher „…meine Anfrage [vom XX.XX.XXXX]…", obwohl das Datum in einem früheren Schreiben derselben Akte stand: Die inhaltliche Suche findet Bedeutungen, keine Zeichenketten. Datum, Aktenzeichen und Betrag werden jetzt zusätzlich wörtlich gesucht.

Auf Papier sichtbar: Entwurf und Vertraulichkeit

Entwurfsstatus und Vertraulichkeitsstufe sind jetzt im Ausdruck erkennbar, nicht nur am Bildschirm. Ein ausgedruckter Entwurf, der auf Papier aussieht wie eine finale Fassung, ist genau die Verwechslung, die man nicht haben will.

Korrespondenz-Ansicht und „Bezug" — Schriftverkehr ohne Fallanlage

Nicht jeder Schriftwechsel mit Kunden, Partnern oder Lieferanten ist ein Fall. Das ging auch bisher ohne Fallanlage — nur ließ sich der Zusammenhang danach nirgends ablesen.

• Reiter „Korrespondenz" beim Kontakt. Alles, was mit diesem Kontakt ausgetauscht wurde, in einer zeitlich sortierten Liste — Schreiben, importierte Dokumente, Dateien und E-Mails nebeneinander, je als Eingang oder Ausgang gekennzeichnet und danach filterbar.
• „Bezug" auf Schreiben und Dokumenten. Sie beziehen ein Schreiben ausdrücklich auf ein anderes — das, was die Bezugszeile („Ihr Zeichen", „Unser Zeichen") bisher nur als Text festhielt. Der Bezug steht als anklickbare Verknüpfung im Schreiben, wahlweise mit einer Notiz wie „Antwort auf". Mehrere Bezüge je Eintrag sind möglich.
• Die Gegenrichtung entsteht von selbst. Am bezogenen Eintrag erscheint automatisch „Bezug genommen von" — Sie öffnen ein eingescanntes Schreiben und sehen, womit es beantwortet wurde, ohne den Bezug ein zweites Mal zu erfassen.
• Ein gelöschter Eintrag reißt den Bezug nicht heraus. Die Verknüpfung bleibt als durchgestrichener Vermerk mit ihrem ursprünglichen Titel stehen; der Zusammenhang geht nicht verloren, nur weil das Ziel entfernt wurde.

Sofort nutzbar, kein Schalter, kein Guthabenverbrauch — es ist keine KI-Funktion. Sichtbar ist immer nur, was Sie ohnehin sehen dürfen.

Vorlagen und Briefköpfe

Briefkopf und Standardvorlagen (Mahnschreiben Stufe 1/2/3, Kündigungsbestätigung, Vollmachtsentwurf, Vorlagen für wiederkehrende Sachverhalte) sind je Mandant konfigurierbar. LEGALinhouse legt diese mandantenweise an, und KI-Entwürfe verwenden automatisch den richtigen Briefkopf — bei mehreren Mandanten kein Verwechseln.

Vorlagen im Editor schreiben. Brief- und Vertragsvorlagen entstehen im selben Editor wie Ihre Schreiben — formatiert statt als reiner Text.

• Platzhalter per Klick. Mit „Platzhalter einfügen“ wählen Sie aus dem Katalog oder legen ein freies Feld an. Platzhalter erscheinen als Bausteine, die sich nicht versehentlich halb löschen lassen; nach dem Speichern zeigt ein Bericht, welche Platzhalter die Plattform nicht kennt.
• Mehr Gestaltung — in jedem Editor. Unterstreichen, Überschriften, Einrücken, Tabellen und Seitenumbruch. Das PDF druckt sie genauso; die Schriftauswahl bietet nur Schriften, die im PDF gleich aussehen.
• Eine Sprache je Briefvorlage. Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch — danach richten sich die automatische Anrede und das ausgeschriebene Datum.
• Export. Eigene Vorlagen laden Sie als Word- oder HTML-Datei herunter, kostenlos, mit der Berechtigung „Vorlagen verwalten“.
• Word-Vorlagen. Alternativ laden Sie eine Briefvorlage als Word-Datei mit Platzhaltern hoch; ein Workflow-Schritt erzeugt daraus eine ausgefüllte Word-Datei im Layout Ihres Hauses.

Kündigungsschreiben: Der Grund entscheidet

Bei einer ordentlichen Kündigung fragt LEGALinhouse nach dem Kündigungsgrund — verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt. Nur bei einer verhaltensbedingten Kündigung prüft die Plattform, ob eine zweite Abmahnung versandt wurde und mindestens 14 Tage zurückliegt. Fehlt sie, sehen Sie einen Hinweis zur Prüfung durch Ihre Rechtsabteilung und können trotzdem fortfahren; das wird protokolliert. Die Frist für die Kündigungsschutzklage richtet sich nach der erfassten Zustellung (siehe Fristenverwaltung).

Framing-Analyse eingehender Schreiben

Ein eingehendes Schreiben trägt seine Wirkung nicht nur im Argument, sondern in der Machart: in Auswahl, Benennung, Bezugspunkten, Zuschreibung und in dem, was nicht dasteht. Die Framing-Analyse liest, wie ein Schreiben geschrieben ist — bevor überhaupt ein Argument fällt. Nutzbar auf jedem eingehenden Dokument: Aufforderungsschreiben, Kündigung, Behördenschreiben, Vertragsangebot, gegnerischer Schriftsatz.

Aufstellung zuerst

Bevor es um Rhetorik geht, steht das Handfeste: gesetzte Fristen mit Fristbeginn und genannter Grundlage, Beträge mit dem im Schreiben angegebenen Ableitungsweg, angekündigte Schritte mit der jeweils genannten Voraussetzung. Das ist der Teil, der unmittelbar in die Sachbearbeitung geht.

Erkannte Rahmungsmittel

Jedes erkannte Mittel erscheint mit wörtlichem Zitat, einer Beschreibung der Wirkung und einer neutralen Umformulierung — damit Sie den Unterschied selbst beurteilen können, statt ihn zu glauben. Fachlich hinterlegt sind 121 Prüfregeln und 23 beschriebene Rahmungsmittel in zwei Ebenen: allgemein sprachlich und Rechtskorrespondenz.

Automatische Zitatprüfung

Jedes Zitat wird nach der Erzeugung gegen den Ausgangstext geprüft. Was sich dort nicht wörtlich findet, wird im Ergebnis als nicht belegt markiert. Eine Analyse, die falsch zitiert, ist schlimmer als keine.

Offene Rechtsfragen

Was rechtlich zu klären ist, wird gesammelt als „zu klären" ausgegeben — als Übergabe an die inhaltliche Prüfung, ausdrücklich nicht als deren Ersatz.

Postausgang & Audit-Trail

Jeder Brief landet im Postausgang des Mandanten — chronologisch, mit Status (Entwurf, freigegeben, gedruckt, frankiert, versendet) und Verknüpfung zum Fall. Briefe können in den Stati zurückgesetzt werden; jede Änderung wird im Audit-Trail protokolliert. Wer wann was an wen geschickt hat, ist nachvollziehbar — auch Monate später.