DIN 5008-konforme Briefgenerierung

Geschäftsbriefe in Deutschland folgen DIN 5008 — Anschriftsfeld, Bezugszeichen, Datum, Betreff, Anrede, Text, Grußformel, Anlagenvermerk, alles an seinem Platz. LEGALinhouse erzeugt Briefe DIN 5008-konform out-of-the-box. Sie geben Inhalt und Adressaten an, LEGALinhouse legt das Schreiben in der richtigen Form an — PDF-Generierung im Hintergrund, druckfertig.

Die Empfängeradresse kommt aus den Falle-Beteiligten oder direkt aus der Behörden- und Gerichtsdatenbank — kein Abtippen, keine Tippfehler im Aktenzeichen.

KI-Entwürfe im Fall-Kontext

Ein leerer Brief ist Reibungswiderstand. LEGALinhouse generiert auf Knopfdruck einen ersten Entwurf — und zwar im Kontext des Falls, in dem Sie gerade arbeiten. Die KI kennt Beteiligte, Sachverhalt, Vertragsbezug und einschlägige Rechtsprechung und schreibt einen Entwurf, den Sie bearbeiten statt von Null beginnen.

Was die KI weiß, wenn sie schreibt

  • Den Sachverhalt des Falls (strukturiert)
  • Die Beteiligten und ihre Rollen
  • Bestehende Korrespondenz im Fall (chronologisch)
  • Verknüpfte Verträge mit Klauseln
  • Den passenden Rechtsassistenten (z. B. Mietrecht, Arbeitsrecht)
  • Knowledge-Graph-Quellen (Normen, Urteile)

Vor der KI-Verarbeitung läuft die 3-Phasen-Pseudonymisierung: Mandanten- und Gegenseitennamen werden pseudonymisiert, bevor sie das Sprachmodell sehen.

Persönlichkeits-Ansprache

Ein Schreiben wirkt am besten, wenn es zum Empfänger passt. LEGALinhouse leitet aus eingehender Korrespondenz die wahrscheinlichen Kommunikationspräferenzen des Gegenübers ab und richtet die Ansprache ausgehender Schreiben daran aus — den Ton, nicht den Inhalt.

  • Vorschlag aus eingehender Post. Aus einem eingehenden Schreiben schätzt der KI-Assistent die wahrscheinlichen Kommunikationspräferenzen ein — eine gewichtete Mischung aus vier sachlichen Stilen (analytisch, direkt, beziehungsorientiert, initiativ). Der Vorschlag ist unverbindlich und wird erst nach Ihrer Bestätigung im Kontakt gespeichert.
  • Nur die Ansprache, nie die Substanz. Beim Verfassen richten sich Ton, Aufbau und Länge auf den Empfänger aus — Fakten, Fristen, Zitate und die rechtliche Position bleiben unangetastet.
  • Datenschutz eingebaut. Ausgewertet wird nur der Schreibstil — keine besonderen Datenkategorien, keine Diagnose der Person. Die personenbezogene Profilbildung ist datenschutzkonform gestaltet, pro Mandant erst nach vorliegender Datenschutz-Folgenabschätzung aktiv (standardmäßig aus), und Betroffene können widersprechen. Für Schreiben an die Gegenseite gilt eine zusätzliche Schranke.

Dieselbe Funktion arbeitet in RECEPTIONinhouse für Antwort-Entwürfe. In PUBLISH-, VOICE- und ACADEMYinhouse existiert die Idee als reine Zielgruppen-Ansprache — eine Ton-Einstellung ohne Personenanalyse und ohne Freischaltung.

Live-Diktat (Voice-to-Text)

Wer viel schreibt, diktiert. LEGALinhouse hat ein integriertes Live-Diktat mit Streaming-Transkription — Sie sprechen, der Text erscheint im Brief-Editor in Echtzeit. Anders als bei vielen Webanwendungen funktioniert das Diktat auch in Safari, nicht nur Chrome/Edge, was für Mac- und iOS-Nutzer erheblich ist.

Das Diktat versteht juristische Fachsprache (Aktenzeichen, Paragraphen, Gerichtsnamen).

Deutsche Post INTERNETMARKE & Portokasse

Briefe müssen am Ende raus. LEGALinhouse integriert die Deutsche Post INTERNETMARKE direkt: Sie können das Porto aus dem Brief heraus drucken — auf den Brief selbst oder auf ein Adressetikett —, ohne das System zu verlassen.

  • Eigene Portokasse pro Mandant — Sie führen Guthaben in LEGALinhouse, Aufladung via Deutsche Post.
  • Automatische Kostenstellen-Zuordnung — jede Briefmarke wird dem Fall zugeordnet, der den Brief erzeugt hat.
  • Belegliste für die Buchhaltung, exportierbar nach Mandant oder Fall.

Vorlagen und Briefköpfe

Briefkopf und Standardvorlagen (Mahnschreiben Stufe 1/2/3, Kündigungsbestätigung, Vollmachtsentwurf, Vorlagen für wiederkehrende Sachverhalte) sind je Mandant konfigurierbar. LEGALinhouse legt diese mandantenweise an, und KI-Entwürfe verwenden automatisch den richtigen Briefkopf — bei mehreren Mandanten kein Verwechseln.

Postausgang & Audit-Trail

Jeder Brief landet im Postausgang des Mandanten — chronologisch, mit Status (Entwurf, freigegeben, gedruckt, frankiert, versendet) und Verknüpfung zum Fall. Briefe können in den Stati zurückgesetzt werden; jede Änderung wird im Audit-Trail protokolliert. Wer wann was an wen geschickt hat, ist nachvollziehbar — auch Monate später.