Dokumentenverwaltung & OCR

Upload & Versionierung

Dokumente lassen sich per Drag-and-Drop in einen Fall, einen Vertrag oder die zentrale Dokumentenablage hochladen. Jede neue Version eines Dokuments wird als Version geführt — die Vorversion bleibt zugänglich, sodass sich rekonstruieren lässt, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt. Lösch-Vorgänge sind Soft-Deletes mit Wiederherstellung; nichts wird stillschweigend entfernt.

Unterstützte Formate für Upload: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, EML, MSG, HTML, RTF, gängige Bildformate. Speicherort: EU-Datacenter Frankfurt, verschlüsselt at-rest.

OCR

Eingescannte Dokumente und Bild-PDFs sind ohne Texterkennung nutzlos für die Suche. LEGALinhouse legt automatisch eine OCR-Schicht über hochgeladene Dokumente, sodass der Volltext durchsuchbar und für die KI les­bar wird. OCR ist standardmäßig auf jeden Upload eingestellt und läuft im Hintergrund.

OCR selbst ist ein reines Textextraktions-Verfahren — es liest, was auf dem Papier steht, mehr nicht. Es schickt keine Inhalte an ein Sprachmodell.

Erkennungsqualität wählbar — „Schnell" oder „Beste"

Bei sauberen Scans genügt das schnelle Verfahren. Bei schwierigen Vorlagen — blassen Kopien, schräg eingescannten Seiten, alten Faxen — liefert ein genaueres Modell spürbar bessere Ergebnisse. Sie wählen die Stufe selbst:

• Zwei Stufen. Schnell ist der Standard und entspricht dem bisherigen Verhalten; Beste Qualität nutzt ein genaueres Erkennungsmodell und braucht dafür etwas länger.
• Einstellung pro Unternehmen. Administratoren setzen die Stufe unter Einstellungen → Unternehmens-Einstellungen → „OCR-Qualität". Sie gilt anschließend für alle Texterkennungen Ihres Unternehmens.
• Keine Zusatzkosten. Die Texterkennung verbraucht kein Guthaben — beide Stufen sind kostenfrei. „Beste" kostet lediglich etwas mehr Verarbeitungszeit.
• Höhere Auflösung. Seiten werden generell mit 300 dpi statt 200 dpi ausgelesen, was die Erkennung auch in der Stufe „Schnell" verbessert.

KI-Kategorisierung

Damit ein Dokument nicht nur auf dem Server liegt, sondern im richtigen Fall, an der richtigen Frist und mit dem richtigen Dokumenttyp, schlägt die KI eine Kategorisierung vor:

• Dokumenttyp (Vertrag, Schriftsatz, Behördenschreiben, Rechnung, internes Memo, ...)
• Fall- und Vertragsbezug (basierend auf erkannten Aktenzeichen, Namen, Daten)
• Fristen-Erkennung (z. B. Widerspruchsfrist in einem Bescheid)
• Kurzzusammenfassung für die Akte

Die Vorschläge gehen in den Posteingang, ein Mitarbeiter bestätigt sie. Vor der KI-Verarbeitung läuft die 3-Phasen-Pseudonymisierung.

KI-freier Importpfad

Für hochsensible Dokumente — Personalakten, Whistleblower-Meldungen, Strafmandate, M&A-Unterlagen — bietet LEGALinhouse einen vollständig KI-freien Importpfad. Das Dokument wird hochgeladen, OCR-Text wird extrahiert, das Dokument wird im Fall abgelegt und durchsuchbar gemacht — die Inferenz-Pipeline wird nicht berührt.

Die Wahl trifft die Mandantenadministration pro Dokumenttyp oder pro Upload-Quelle — sicheres Default, statt jeden Upload einzeln entscheiden zu müssen.

Volltextsuche

Alle Dokumente (auch OCR-erkannte Scans) sind volltextdurchsuchbar — und zwar über alle Module hinweg. Eine Suche nach einem Aktenzeichen findet das Behördenschreiben, das Mahnschreiben, den E-Mail-Anhang und die Vertragsklausel im selben Trefferfeld. Filter nach Dokumenttyp, Fall, Datum, Mandant und Mitarbeiter sind möglich.

Ausgabedokumente — ein Gutachten ist kein Brief

Am Ende einer Sache steht oft ein Dokument: ein internes Gutachten, eine rechtliche Analyse, ein Vermerk. Kein Anschreiben an jemanden, sondern ein Papier für Ihr Haus, das den Sachverhalt festhält.

Lange war der Brief das einzige Ausgabeformat einer Akte — und ein Brief bringt alles mit, was ein Gutachten gerade nicht braucht: Briefkopf, Anschriftenfeld, „Ihr Zeichen / Unser Zeichen", Anlagenverzeichnis, einen Empfänger und einen Postausgang.

Die Akte kennt jetzt eigene Dokumente. Sie tragen die Kopf- und Fußzeile Ihres Hauses — ohne Briefkopf, ohne Anschriftenfeld, ohne Empfänger. Wählbare Dokumenttypen sind internes Gutachten, rechtliche Analyse, Vermerk, Memo und Stellungnahme.

• Zwei Wege dorthin. Aus einem KI-Ergebnis mit „Als Dokument übernehmen" — der Text wird unverändert übernommen, es läuft keine zweite KI-Anfrage und es fallen keine zusätzlichen Tokens an — oder von Hand als leeres Dokument.
• Entwurf und Freigabe. Solange ein Dokument Entwurf ist, trägt jedes PDF den Vermerk ENTWURF. Mit der Freigabe entfällt er, und das Dokument wird zusätzlich für die KI in dieser Akte auffindbar. Ändern Sie es später, zieht die KI automatisch nach; nehmen Sie die Freigabe zurück, verschwindet es wieder aus der KI-Suche.
• Fassungen. Ein Dokument lässt sich überarbeiten; die alte Fassung bleibt als überholt erkennbar. Verwerfen ist keine endgültige Löschung.
• Geprüfte Fundstellen vor der Freigabe. Enthält ein Dokument noch ungeprüfte Zitate, meldet sich die Freigabe mit einem Hinweis, statt es stillschweigend durchzulassen. Sie prüfen oder bestätigen ausdrücklich — die Bestätigung wird protokolliert.
• Bei der Übergabe an eine externe Kanzlei werden freigegebene Dokumente vollständig mitgegeben, nicht als Kurzfassung der ersten Zeilen. Entwürfe werden nicht übergeben.

Ein Dokument aus dem KI-Kontext nehmen

Manche Unterlagen sollen in der Akte bleiben, aber von der KI nicht herangezogen werden: eine veraltete Fassung, ein fremder Entwurf, ein Schreiben mit einer Sachverhaltsdarstellung, die Sie gerade nicht als Grundlage wollen. Lange gab es dafür genau einen Weg, und der war Löschen — womit das Dokument zugleich als Aktenmaterial vernichtet war.

Neu: Im Reiter Dokumente trägt jede Zeile ein Augen-Symbol. Ein Klick nimmt das Dokument aus dem KI-Kontext, ein zweiter holt es zurück.

Die Datei bleibt vollständig erhalten — sichtbar, herunterladbar, exportierbar, Teil der Akte und Teil jeder Übergabe. Sie wird lediglich von keiner KI-Anfrage mehr gefunden: weder im KI-Chat noch in KI-Aufgaben, im Briefentwurf oder in der Recherche über die Akte.