Upload & Versionierung

Dokumente lassen sich per Drag-and-Drop in einen Fall, einen Vertrag oder die zentrale Dokumentenablage hochladen. Jede neue Version eines Dokuments wird als Version geführt — die Vorversion bleibt zugänglich, sodass sich rekonstruieren lässt, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt. Lösch-Vorgänge sind Soft-Deletes mit Wiederherstellung; nichts wird stillschweigend entfernt.

Unterstützte Formate für Upload: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, EML, MSG, HTML, RTF, gängige Bildformate. Speicherort: EU-Datacenter Frankfurt, verschlüsselt at-rest.

OCR

Eingescannte Dokumente und Bild-PDFs sind ohne Texterkennung nutzlos für die Suche. LEGALinhouse legt automatisch eine OCR-Schicht über hochgeladene Dokumente, sodass der Volltext durchsuchbar und für die KI les­bar wird. OCR ist standardmäßig auf jeden Upload eingestellt und läuft im Hintergrund.

OCR selbst ist ein reines Textextraktions-Verfahren — es liest, was auf dem Papier steht, mehr nicht. Es schickt keine Inhalte an ein Sprachmodell.

KI-Kategorisierung

Damit ein Dokument nicht nur auf dem Server liegt, sondern im richtigen Fall, an der richtigen Frist und mit dem richtigen Dokumenttyp, schlägt die KI eine Kategorisierung vor:

  • Dokumenttyp (Vertrag, Schriftsatz, Behördenschreiben, Rechnung, internes Memo, ...)
  • Fall- und Vertragsbezug (basierend auf erkannten Aktenzeichen, Namen, Daten)
  • Fristen-Erkennung (z. B. Widerspruchsfrist in einem Bescheid)
  • Kurzzusammenfassung für die Akte

Die Vorschläge gehen in den Posteingang, ein Mitarbeiter bestätigt sie. Vor der KI-Verarbeitung läuft die 3-Phasen-Anonymisierung.

KI-freier Importpfad

Für hochsensible Dokumente — Personalakten, Whistleblower-Meldungen, Strafmandate, M&A-Unterlagen — bietet LEGALinhouse einen vollständig KI-freien Importpfad. Das Dokument wird hochgeladen, OCR-Text wird extrahiert, das Dokument wird im Fall abgelegt und durchsuchbar gemacht — die Inferenz-Pipeline wird nicht berührt.

Welche Formate funktionieren KI-frei?

DOCX, TXT, EML, MSG, HTML und RTF werden vollständig lokal geparst — keine KI im Verarbeitungspfad. PDF und Bilder durchlaufen OCR (keine KI), aber die anschließende Kategorisierung wird in diesem Pfad ausgelassen. Sie sehen das Dokument im Fall, ohne dass es je in einem externen Modell war.

Die Wahl trifft die Mandantenadministration pro Dokumenttyp oder pro Upload-Quelle — sicheres Default, statt jeden Upload einzeln entscheiden zu müssen.

Volltextsuche

Alle Dokumente (auch OCR-erkannte Scans) sind volltextdurchsuchbar — und zwar über alle Module hinweg. Eine Suche nach einem Aktenzeichen findet das Behördenschreiben, das Mahnschreiben, den E-Mail-Anhang und die Vertragsklausel im selben Trefferfeld. Filter nach Dokumenttyp, Fall, Datum, Mandant und Mitarbeiter sind möglich.