Frist und Vorfrist

Eine Frist ist ein Stichtag — eine Vorfrist ist eine geplante Erinnerung vor dem Stichtag. Diese Trennung ist in juristischer Arbeit fundamental: Die Klagefrist endet am 14.06., aber die Klage muss am 12.06. geschrieben sein. Die Kündigungsfrist endet am 30.09., aber wer am 30.09. anfängt zu schreiben, kommt zu spät.

In LEGALinhouse hat jede Frist eine konfigurierbare Vorfrist. Bei längeren Verträgen mit hoher Kündigungsfrist setzt man sie typischerweise früh — etwa 90 Tage vor dem Stichtag — damit die Entscheidung Zeit hat zu reifen.

Tägliche Benachrichtigungen

Jede Vorfrist erzeugt am Tag ihres Eintretens eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter. Die Benachrichtigung verschwindet nicht, sondern bleibt offen, bis sie aktiv quittiert oder die Frist erledigt wurde. Tägliche Sammelbenachrichtigung am Morgen, plus In-App-Marker neben jedem betroffenen Fall.

Was passiert, wenn jemand auf Urlaub ist?

Jede Frist hat optional eine Vertretung. Greift eine Vorfrist und der Hauptverantwortliche ist nicht im System aktiv, läuft die Benachrichtigung automatisch an die hinterlegte Vertretung. Niemand muss zwei Wochen vor dem Urlaub seine Fristen einzeln umwidmen.

Woher Fristen kommen

Fristen entstehen in LEGALinhouse aus vielen Quellen — und alle landen im selben Kalender, mit derselben Vorwarnlogik:

  • Manuell: Wer einen Termin notiert, legt eine Frist mit Vorfrist an.
  • Aus Verträgen: Kündigungstermine und Verlängerungstermine werden automatisch errechnet (siehe Vertragsverwaltung).
  • Aus Behördenschreiben: Eingehende Schreiben werden von der KI auf Fristen geprüft (z. B. Anhörungsfristen, Widerspruchsfristen). Vorschlag im Posteingang; Annahme durch den Mitarbeiter.
  • Aus Gerichtsterminen: Termine zur mündlichen Verhandlung, Stellungnahmefristen, Berufungsfristen.
  • Aus Forderungen: Mahnstufen-Übergänge, Verjährung.

Kalender-Integration

Fristen sollten dort sichtbar sein, wo Sie ohnehin hinschauen. LEGALinhouse exportiert den Fristenkalender als Standard-Kalenderfeed, der sich in gängige Kalenderprogramme einbinden lässt (read-only-Abonnement). So sind Stichtag und Vorfristen im selben Kalender wie Meetings — ohne dass jemand händisch übertragen muss.

Das Original bleibt im System: Wer eine Frist erledigt, tut das in LEGALinhouse, nicht im Kalender — sonst zerfällt der Audit-Trail.

Eskalation und Vertretung

Eine Frist, die einen Tag vor dem Stichtag noch offen ist, eskaliert: Eine zusätzliche Benachrichtigung geht an den Hauptverantwortlichen und an die Vertretung. Eine versäumte Frist wird im Audit-Log als versäumt geführt — nicht versteckt. Wenn eine Frist absichtlich verstreichen soll (Kündigung gewollt nicht ausgesprochen), wird das mit Begründung dokumentiert. So lässt sich später nachvollziehen, ob es eine Entscheidung war oder ein Vergessen.