Frist und Vorfrist

Eine Frist ist ein Stichtag — eine Vorfrist ist eine geplante Erinnerung vor dem Stichtag. Diese Trennung ist in juristischer Arbeit fundamental: Die Klagefrist endet am 14.06., aber die Klage muss am 12.06. geschrieben sein. Die Kündigungsfrist endet am 30.09., aber wer am 30.09. anfängt zu schreiben, kommt zu spät.

In LEGALinhouse hat jede Frist eine konfigurierbare Vorfrist. Bei längeren Verträgen mit hoher Kündigungsfrist setzt man sie typischerweise früh — etwa 90 Tage vor dem Stichtag — damit die Entscheidung Zeit hat zu reifen.

Arbeitstage, Feiertage und Ihr eigener Kalender

Der Vorlauf zählt in Arbeitstagen — Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit. Das ist keine Feinheit: Eine Frist am Mittwoch, dem 8. April, mit drei Arbeitstagen Vorlauf landet ohne Feiertagswissen auf Karfreitag. Eine Warnung an einem Tag, an dem niemand im Haus ist, ist keine Warnung.

Ein Arbeitstag ist dabei Montag bis Freitag ohne gesetzliche Feiertage — bewusst nicht dasselbe wie ein Werktag: Ein Samstag ist ein Werktag, und genau deshalb müssen § 108 Abs. 3 AO, § 26 Abs. 3 SGB X und § 31 Abs. 3 VwVfG den Sonnabend jeweils gesondert benennen. Die Vorfrist beantwortet die Frage wann muss die Arbeit beginnen, und Arbeit beginnt an Tagen, an denen das Haus besetzt ist.

Die neun bundeseinheitlichen Feiertage sind fest hinterlegt und werden nie mitgezählt — Sie müssen dafür nichts eintragen und nichts pflegen.

Was Sie selbst eintragen

Alles, was kein Bundesgesetz kennt, bestimmen Sie: In den Einstellungen führt Ihr Haus eine eigene Liste arbeitsfreier Tage — und diese Liste gilt:

  • die Feiertage Ihres Bundeslandes — Fronleichnam, Allerheiligen, Reformationstag, Buß- und Bettag;
  • 24.12. und 31.12. — keine gesetzlichen Feiertage, aber Tage, an denen kaum ein Haus besetzt ist;
  • Brückentage und Betriebsferien.

Bewusst gibt es kein Bundesland-Feld. Maßgeblich ist die Liste, die Sie pflegen — nicht eine Zuordnung, die das System für Sie errät.

Die Frist selbst wird nie verschoben

Arbeitsfreie Tage wirken ausschließlich auf den Vorlauf — also darauf, wann Sie erinnert werden. Sie verschieben niemals den Stichtag.

Das ist Absicht. Ob ein Fristende sich verschiebt, weil es auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, richtet sich nach dem jeweiligen Verfahrensrecht — § 108 Abs. 3 AO, § 26 Abs. 3 SGB X und § 31 Abs. 3 VwVfG verlängern, und es gibt Vorschriften, die das gerade nicht tun. Diese Entscheidung trifft Ihre Rechtsabteilung anhand des einschlägigen Regimes, nicht ein Kalender. LEGALinhouse warnt früher; den Stichtag lässt es stehen.

Tägliche Benachrichtigungen

Jede Vorfrist erzeugt am Tag ihres Eintretens eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter. Die Benachrichtigung verschwindet nicht, sondern bleibt offen, bis sie aktiv quittiert oder die Frist erledigt wurde. Tägliche Sammelbenachrichtigung am Morgen, plus In-App-Marker neben jedem betroffenen Fall.

Was passiert, wenn jemand auf Urlaub ist?

Jede Frist hat optional eine Vertretung. Greift eine Vorfrist und der Hauptverantwortliche ist nicht im System aktiv, läuft die Benachrichtigung automatisch an die hinterlegte Vertretung. Niemand muss zwei Wochen vor dem Urlaub seine Fristen einzeln umwidmen.

Woher Fristen kommen

Fristen entstehen in LEGALinhouse aus vielen Quellen — und alle landen im selben Kalender, mit derselben Vorwarnlogik:

  • Manuell: Wer einen Termin notiert, legt eine Frist mit Vorfrist an.
  • Aus Verträgen: Kündigungstermine und Verlängerungstermine werden automatisch errechnet (siehe Vertragsverwaltung).
  • Aus Behördenschreiben: Eingehende Schreiben werden von der KI auf Fristen geprüft (z. B. Anhörungsfristen, Widerspruchsfristen). Vorschlag im Posteingang; Annahme durch den Mitarbeiter.
  • Aus Gerichtsterminen: Termine zur mündlichen Verhandlung, Stellungnahmefristen, Berufungsfristen.
  • Aus Forderungen: Mahnstufen-Übergänge, Verjährung.
  • Aus Kündigungsschreiben: Die Frist für die Kündigungsschutzklage läuft ab der erfassten Zustellung; bis dahin rechnet LEGALinhouse vorläufig ab dem Versandtag und sagt das im Betreff. Wird die Zustellung später eingetragen, wandert die Frist mit; fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen bundeseinheitlichen Feiertag, gilt der nächste Werktag.

Kalender-Integration

Fristen sollten dort sichtbar sein, wo Sie ohnehin hinschauen. LEGALinhouse exportiert den Fristenkalender als Standard-Kalenderfeed, der sich in gängige Kalenderprogramme einbinden lässt (read-only-Abonnement). So sind Stichtag und Vorfristen im selben Kalender wie Meetings — ohne dass jemand händisch übertragen muss.

Das Original bleibt im System: Wer eine Frist erledigt, tut das in LEGALinhouse, nicht im Kalender — sonst zerfällt der Audit-Trail.

Eskalation und Vertretung

Eine Frist, die einen Tag vor dem Stichtag noch offen ist, eskaliert: Eine zusätzliche Benachrichtigung geht an den Hauptverantwortlichen und an die Vertretung. Eine versäumte Frist wird im Audit-Log als versäumt geführt — nicht versteckt. Wenn eine Frist absichtlich verstreichen soll (Kündigung gewollt nicht ausgesprochen), wird das mit Begründung dokumentiert. So lässt sich später nachvollziehen, ob es eine Entscheidung war oder ein Vergessen.