Freigeben, frankieren, in den Umschlag
Bisher endete der Brief-Workflow bei der Freigabe des PDFs — das Porto war ein separater Schritt außerhalb der Plattform. Jetzt bietet LEGALinhouse beim Freigeben eines Schriftsatzes das Frankieren an: Sie wählen die Versandart, die Plattform kauft die passende Deutsche-Post-Internetmarke über die Schnittstelle der Deutschen Post und bringt sie auf den Brief. Kein Wechsel in ein Frankierprogramm, keine Klebemarke, keine Portokasse-Software nebenher.
Die Marke bleibt am Brief
Die gekaufte Marke wird dauerhaft gespeichert und erscheint bei jedem erneuten Ausdruck oder Download. Ein zweiter Ausdruck ist derselbe frankierte Brief — kein unfrankierter Nachdruck.
Versandarten — vom Standardbrief bis zum Rückschein
Die Versandart bestimmt die Marke und den Betrag. Bei einem Standardbrief wird die Marke auf den Brief gedruckt, und zwar ins Adressfeld: Sie zeigt zusammen mit der Anschrift durch das Fenster des Umschlags, es ist nichts von Hand aufzukleben.
Bei Einschreiben und Rückschein — der Post, bei der es auf den Nachweis ankommt, etwa in Fristensachen — entsteht stattdessen ein Deckblatt mit scannbarem Sendungs-Barcode.
Automatischer Postausgang mit Sendungsnummer
Jede Frankierung legt automatisch einen Postausgang an: Status „Versandbereit", mit Sendungsnummer, verknüpft mit dem Fall. Erst wenn das Schreiben tatsächlich rausgeht, setzen Sie ihn auf „Versendet" — die Plattform tut das nicht von sich aus.
Möchten Sie bei der Freigabe nicht frankieren, geben Sie den Brief einfach frei und kaufen die Marke später über die Briefmarken-Seite oder „Porto kaufen" im Postausgang.
Ihre eigene Portokasse
Abgerechnet wird direkt über die Portokasse Ihres Hauses bei der Deutschen Post — kein Umweg, kein Zwischenhändler, kein Aufschlag. Der Betrag wird beim Kauf sofort dort abgebucht.
Eingerichtet wird das einmalig unter Rechtsabteilung → Verwaltung → Briefmarken: Ihr Haus hinterlegt die Portokasse-Zugangsdaten und gibt die Geschäftsanwendung einmalig in der Portokasse frei. Dort stellen Sie auch den Standard-Frankierungsmodus und einen eigenen Deckblatt-Hinweistext ein. Die Zugangsdaten sind verschlüsselt hinterlegt; jedes Haus rechnet über seine eigene Portokasse ab.
Empfänger mit Großempfänger-Postleitzahl
Ein Detail, das in der Praxis Geld gekostet hat: Wird die Marke direkt auf den Brief gedruckt, bildet sie zugleich das Adressfeld — die Post prüft deshalb jedes Adressfeld. Empfänger mit einer Großempfänger-Postleitzahl haben keine Straße, und der Versand scheiterte an einer unspezifischen Meldung, nachdem die Bestellung bereits angelegt war.
Die Adresse wird jetzt vor dem Kauf geprüft. Fehlt eine Angabe oder ist sie zu lang, benennt die Meldung das betroffene Feld und weist auf das Deckblatt als funktionierenden Weg hin — dieses überträgt keine Adressdaten an die Post und eignet sich daher gerade für Empfänger ohne Straßenangabe.
Auch in RECEPTIONinhouse — die Antwort auf einen Brief
Die Frankierung ist nicht auf Schriftsätze der Rechtsabteilung beschränkt. Wer in CEAVEO® RECEPTIONinhouse einen eingegangenen Brief beantwortet, frankiert die Antwort auf demselben Weg — mit einer Besonderheit, die dort zählt: der Gewichts- und Versandart-Hinweis rechnet die Anlagen mit. Eine Antwort aus RECEPTION kann benannte Anlagen aus einer wiederverwendbaren Anlagen-Bibliothek tragen (Broschüre, Preisliste, Flyer). Ein Brief mit drei Beilagen ist kein Standardbrief mehr — der Hinweis berücksichtigt das, bevor Sie die Marke kaufen, statt Sie an der Waage zu überraschen.
Auch dort entsteht automatisch ein Postausgang mit Sendungsnummer. Alternativ versenden Sie dieselbe Antwort samt Anlagen per E-Mail — Brief als PDF, Anlagen als Anhang.
Was es nicht ist
- Kein Aufschlag, kein Zwischenhändler — die Marke stammt direkt von der Deutschen Post und wird über Ihre eigene Portokasse bezahlt.
- Kein Ersatz für die Poststelle — der Brief muss weiterhin von Ihnen in den Umschlag und zur Post gebracht werden. Die Plattform frankiert und dokumentiert, sie versendet nicht physisch.
- Kein automatischer Versand — der Postausgang bleibt „Versandbereit", bis Sie ihn auf „Versendet" setzen.
- Nur Inland — die Frankierung gilt für Empfänger in Deutschland (Inlandstarif).
Wie der Brief entsteht, der hier frankiert wird, steht auf der Seite Korrespondenz.