Der Status quo bei der Übergabe
Das Muster wiederholt sich: Ein Fall wird nach außen gegeben, und die Rechtsabteilung stellt zunächst ein Paket zusammen — Verträge aus dem Laufwerk, Mailverläufe aus mehreren Postfächern, Notizen aus dem Kopf des zuständigen Kollegen. Was ankommt, ist eine PDF-Sammlung „der relevanten Unterlagen", oft uneinheitlich benannt, selten vollständig.
Die Gegenseite rekonstruiert daraus den Sachverhalt, fragt die fehlenden Verträge nach und prüft Fristen, die im Paket nicht standen. Diese Rekonstruktion steht auf Ihrer Rechnung — es sind die teuersten Stunden des Mandats, und sie erzeugen Wissen, das in Ihrem Unternehmen längst vorhanden war.
Der externe Berater als Fall-Mitarbeiter
Statt ein Paket zu schnüren, geben Sie den Fall frei. Externe Berater lassen sich als externe Mitarbeiter in Ihr System einladen — mit einem Zugang, der standardmäßig alles verweigert und nur den ausdrücklich zugewiesenen Fall öffnet. Konkret heißt das:
- Die Einladung erfolgt auf einen bestimmten Fall oder Vertrag. Ohne diese Zuweisung sieht der externe Zugang nichts.
- Sichtbar sind Sachverhalt, verknüpfte Dokumente, Korrespondenz und Fristen — genau dieses Falls, nicht des übrigen Bestands.
- Es gibt keinen Rückfall auf Abteilungs- oder mandantenweite Sichtbarkeit: kein Zugriff auf andere Fälle, keine Kontaktliste, keine Auswertungen.
- Zum Mandatsende beenden Sie den Zugang in einem Schritt; die Zuweisungen werden dabei gelöst und der Vorgang wird revisionssicher protokolliert.
Was das für Ihr Unternehmen ändert
Die externe Kanzlei steigt in einen aufbereiteten Fall ein statt in einen Schuhkarton. Die erste Stunde geht damit in die fachliche Frage, für die Sie sie beauftragt haben — nicht in Aktenrekonstruktion. Und weil der Zugang eng geschnitten ist und wieder endet, bleibt die Übergabe auch datenschutzrechtlich sauber: Es verlässt kein Datenbestand Ihr Unternehmen, der über den Auftrag hinausgeht.
Vorbereitete Akten statt Schuhkartons
Voraussetzung ist, dass der Fall vor der Übergabe überhaupt in einem übergabefähigen Zustand ist. Genau das ist die tägliche Arbeit im System: eingehende PDFs werden per OCR erfasst, mit Metadaten versehen und automatisch dem richtigen Fall zugeordnet; Verträge liegen versioniert mit Fristen und Beteiligten vor; Korrespondenz hängt am Fall statt im persönlichen Postfach. Die Übergabe ist dann kein Projekt mehr, sondern eine Freigabe.
Was das an externen Stunden spart
Die knappe Ressource ist hier nicht Ihre eigene Zeit, sondern das externe Honorar. Wenn die Einarbeitung pro Mandat kürzer ausfällt, weil der Sachverhalt strukturiert vorliegt, sinkt der Anteil des Budgets, der für Rekonstruktion draufgeht — und der Anteil steigt, der in die eigentliche Frage geht.
Der zweite Hebel liegt davor: Je mehr Standardvorgänge Ihr Unternehmen selbst erledigt — Mahnungen, einfache Kündigungen, Vertragsprüfungen gegen klare Klausel-Anforderungen —, desto seltener muss überhaupt nach außen gegeben werden. Mehr unter Funktionen.
Was im Unternehmen bleibt — und was nicht
Die Aufgabenteilung verschiebt sich durch das System nicht. Die Vertretung in laufenden Verfahren, die Prozessstrategie und die rechtliche Verantwortung im Mandat liegen bei der externen Kanzlei; das ist ihre Aufgabe und bleibt es. LEGALinhouse ist ein Arbeitswerkzeug Ihrer Rechtsabteilung: Es strukturiert den Fall, bereitet Unterlagen auf und liefert Entwürfe und Recherche zur Prüfung durch Ihre Mitarbeiter. Es erbringt keine Rechtsdienstleistung und ersetzt keine Beratung. Mehr unter Konzept · RDG und Grenzen.
Sie möchten die Übergabe an Ihre externen Berater so aufsetzen? Beta-Zugang anfragen — wir richten Ihre Rechtsabteilung ein und begleiten die erste Fallfreigabe an eine externe Kanzlei.